Slimme cyclecounting maakt jaarlijkse telling overbodig

wms, magazijn, picklocaties, voorraad, cyclecounting, voorraadbeheer, barcodescannerGeen magazijn ontkomt eraan: verschillen tussen de administratieve voorraad in het IT-systeem en de werkelijke voorraad in de stellingen. Het kan zijn dat er een doosje van een pallet is gevallen of dat een orderpicker van de verkeerde locatie heeft gepickt, maar bijna altijd is de oorzaak van de voorraadverschillen onduidelijk. Om de verschillen weg te werken is er maar één oplossing: de operatie stilleggen en de complete voorraad tellen. Of zijn er nog andere mogelijkheden?

wms, magazijn, picklocaties, voorraad, cyclecounting, voorraadbeheer, barcodescannerTwee weken geleden was ik op bezoek bij een logistiek dienstverlener die een deel van zijn operatie volledig had stilgelegd. Naast de stellingen waren tijdelijk tafels met laptops en printers neergezet. Daaromheen liepen niet alleen mensen van de logistiek dienstverlener, maar ook van de opdrachtgever, de eigenaar van de voorraden.

Al deze mensen waren bezig met het inventariseren van de voorraad. De artikelen op elke locatie werden minstens drie keer geteld door drie verschillende mensen. Als twee van de drie tellingen met elkaar overeen kwamen, namen de heren achter de laptops dat getal voor waarheid aan. Als alle drie tellingen een verschillend resultaat opleverden, stuurden ze nog een vierde en desnoods een vijfde medewerker naar die locatie toe. Het tellen ging net zolang door totdat in de Excel-bestand op de laptops voor elke locatie twee tellingen met hetzelfde resultaat waren ingevoerd.

Verspreid over het jaar
Het inventariseren van voorraden kan een stuk slimmer. Veel Warehouse Management Systemen (WMS) bieden daarvoor ondersteuning, meestal aangeduid met cyclecounting. Het idee is dat we de hele voorraad niet op één vooraf vastgesteld tijdstip, maar verspreid over het hele jaar tellen. Het systeem houdt bij welke locatie op welk moment is geteld en welke locatie weer aan de beurt is. Via barcodescanners kunnen magazijnmedewerkers het juiste aantal ingeven, waarna dat direct door het WMS wordt verwerkt.

Op die manier regelt het WMS dat de hele voorraad één, twee, drie of vier keer per jaar wordt geteld, wat maar wenselijk is. Het bedrijf hoeft de operatie niet langer stil te leggen en vervolgens extra personeel in te huren om de opgelopen achterstand weg te werken. Omdat het tellen over het jaar wordt gespreid, wordt ook de bijbehorende werklast gelijkmatig over alle werkdagen en alle medewerkers verdeeld. En mocht er toch eens een keer tijd over zijn, dan is het een kleine moeite om alsnog extra telopdrachten te genereren.

Lege locaties
We kunnen nog meer slimmigheidjes inbouwen. Er zijn immers al heel veel momenten waarop we tellen zonder dat we ons daarvan bewust zijn. Denk aan een orderpicker die onverwacht voor een lege locatie komt te staan, bijvoorbeeld omdat het WMS denkt dat er nog tien stuks op een bepaalde locatie liggen terwijl dat er in werkelijkheid nog maar acht zijn. De orderpicker dient dan via zijn barcodescanner aan te geven dat er sprake is van een manco en dat hij maar acht stuks heeft kunnen picken. Dat is precies het moment waarop de administratieve voorraad in het WMS automatisch kan worden aangepast.

Ook het omgekeerde is natuurlijk mogelijk: het WMS dat denkt er nog maar tien stuks op een picklocatie liggen terwijl dat er in werkelijkheid nog twaalf zijn. Als het WMS een orderpicker opdracht geeft om tien stuks te picken, is het een koud kunstje om tegelijkertijd te checken of de picklocatie daarna daadwerkelijk leeg is. Bijkomend voordeel is dat de orderpicker op dat moment nog maar twee artikelen hoeft te tellen, en niet tien, twintig of honderd. Dat scheelt tijd.

Minder misgrijpen
Cyclecounting scheelt niet alleen tijd, maar biedt ook mogelijkheden om een grotere voorraadnauwkeurigheid te realiseren. In de praktijk blijkt het vaak mogelijk te zijn om de voorraad vaker te tellen dan voorheen zonder dat de werklast merkbaar toeneemt of de productiviteit van de medewerkers daaronder lijdt. Een grotere voorraadnauwkeurigheid betekent dat orderpickers minder vaak misgrijpen. Bedrijven hoeven geen noodgrepen uit te halen om toch het juiste aantal artikelen te verzenden. Ook dat leidt weer tot een efficiëntere operatie.

2 thoughts on “Slimme cyclecounting maakt jaarlijkse telling overbodig

    • Inventarisatie is bedoeld om de verschillen tussen de werkelijke voorraad en de administratieve voorraad te elimineren. Simpelweg komt het dus neer op tellen: hoeveel artikelen liggen er in het magazijn? Dat betekent locatie voor locatie de stellingen afgaan en tellen hoeveel artikelen er liggen. Tegenwoordig worden ook wel drones gebruikt voor de hoger gelegen locaties, zodat niet alle pallets naar beneden of de medewerkers naar boven hoeven. De vraag is wanneer je telt: alles tegelijk of verspreid over de dagen door het jaar heen?

      Welke frequentie wenselijk is, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Hoe hoog is de omloopsnelheid van de voorraad? Wat is de voorraadwaarde? En ook belangrijk: hoe waterdicht zijn de processen? In een magazijn waarin voorraadmutaties automatisch worden geregistreerd middels een WMS, is wellicht minder vaak een inventarisatie nodig dan in magazijnen waarin zaken met pen en papier worden geregistreerd. De kans op fouten en dus ook op voorraadverschillen is in dat laatste geval een stuk groter. En hoe correct gedragen de medewerkers zich? Melden ze het direct als een doos van een pallet valt en daardoor onbruikbaar is geworden, zodat de administratieve voorraad kan worden bijgewerkt?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *