Selecteer een nieuw WMS in acht stappen

Selecteer een nieuw WMS in acht stappenDe markt telt tientallen leveranciers van warehouse management systemen (WMS). Hoe vindt u tussen al die leveranciers de juiste partner voor uw warehouse? Door de tijd te nemen en niet over één nacht ijs te gaan. En door goed te bedenken wat u wel en vooral ook niet nodig heeft. Een selectietraject in acht stappen.

Selecteer een nieuw WMS in acht stappen1 Bedenk eerst waarom u een WMS nodig heeft.
U wilt een nieuwe warehouse management systeem (WMS), maar waarom eigenlijk? Wilt u efficiënter gaan werken? Wilt u minder fouten gaan maken? Wilt u orders sneller kunnen uitleveren? Wilt u meer grip op de processen in het warehouse?
Stel uzelf ook de vraag of een nieuw WMS inderdaad de oplossing vormt. Kunt u uw huidige processen niet aanpassen zonder een nieuw WMS aan te schaffen? Heeft u daadwerkelijk een nieuw systeem nodig om efficiënter, sneller of beter te kunnen werken?

2 Schrijf op wat het WMS moet doen
WMS software bevat soms fantastische oplossingen voor de meest ingewikkelde problemen. De leveranciers van deze systemen schromen niet om u daarmee in verleiding te brengen, maar de vraag is of u al die geavanceerde functies ook écht nodig heeft. Het is zonde om te betalen voor functies die u niet gebruikt.
Zet daarom eerst eens op papier hoe uw huidige werkwijze is. Door bestaande processen in kaart te brengen worden knelpunten zichtbaar. Hoe zien de processen in het warehouse er uit? Op welke punten kan of moet het WMS ondersteuning bieden? Op basis van de knelpunten maakt u vervolgens een lijstje met wensen en eisen waar een nieuw WMS aan moet voldoen.

3 Bekijk eens goed wat u al in huis heeft
Bedrijven die nog geen WMS hebben, beschikken dikwijls wel over een ERP-systeem. Vaak bieden die systemen ook WMS-ondersteuning, al is dat soms zeer beperkt. Voor sommige ERP-systemen zijn speciale WMS-modules beschikbaar, ontwikkeld door implementatiepartners met veel kennis op het gebied van intralogistiek.

Het loont de moeite om te onderzoeken of u met uw huidige ERP-systeem, eventueel aangevuld met een WMS-module, ook meer dan voldoende geholpen bent. Bedenk van tevoren wat u precies nodig heeft op IT-gebied. Als u voortaan wilt werken met barcodescanning of voicepicking maar verder voldoende heeft aan het ERP-systeem, dan kunt u deze technieken ook implementeren zonder een apart WMS aan te schaffen.

4 Kijk wat er in de markt verkrijgbaar is
Alleen al in Nederland zijn enkele tientallen WMS-leveranciers op de markt. Het is daarom de moeite waard om eerst goed rond te kijken en niet direct met de dichtstbijzijnde softwareleverancier in zee te gaan. De kans is groot dat u een WMS-leverancier vindt die ervaring heeft in uw branche en die een systeem heeft dat uitstekend past bij de complexiteit in uw warehouse.

Selecteer een nieuw WMS in acht stappen5 Maak een selectie uit alle leveranciers
Kies uit alle WMS-leveranciers drie of vier partijen waarmee u het vervolgtraject ingaat. Dat kan bijvoorbeeld door uw eisen en wensen in een duidelijke lijst aan hen op te sturen. Vervolgens kunnen zij kenbaar maken aan welke eisen en wensen ze kunnen voldoen. Wees zorgvuldig in uw vraagstelling en omschrijving. Het gebeurt maar al te vaak dat de warehouse manager en WMS-leverancier elkaar menen te begrijpen, maar er later achter komen dat ze allebei iets totaal anders bedoelden.

6 Vraag de leveranciers om een demo
Laat in deze fase de drie of vier overgebleven WMS-leveranciers langskomen voor een uitgebreide demonstratie. Zet daarvoor een paar specifieke problemen in uw warehouse op papier en vraag de WMS-leveranciers hoe ze die problemen denken op te lossen. Neem uitgebreid de tijd voor de demonstraties, investeer bij voorkeur een halve of zelfs een hele dag.

Behalve dat de WMS-leveranciers hun mogelijkheden tonen, vormen de demonstraties ook een goede manier om te onderzoeken of de nieuwe relatie klikt. Begrijpen jullie elkaar? Spreken jullie dezelfde taal? Wordt er ook af en toe gelachen? De keuze voor een WMS-leverancier is tegelijkertijd een keuze voor een partner waar u de komende jaren aan verbonden bent.

7 Bezoek referenties
Ga tot slot niet alleen af op alle mooie woorden van de WMS-leveranciers, maar toets hun verhalen ook in de praktijk. Ga op bezoek bij andere gebruikers van het WMS, bij voorkeur gebruikers met soortgelijke problematiek en uit dezelfde branche. Bedenk vooraf kritische vragen, niet alleen over de mogelijkheden van het WMS maar ook over de service en ondersteuning van de leverancier.

8 Onderbouw uw keuze
Zet alle verzamelde informatie overzichtelijk op een rij voordat u uw definitieve keuze maakt. Maak bijvoorbeeld een lijstje met criteria en geef elk aangeboden WMS per criterium een cijfer. Laat ook de andere leden van het projectteam hun objectieve oordeel geven. Dit voorkomt dat u zich te veel laat leiden door uw gevoel. Na een selectietraject van weken of zelfs maanden, waarin u bergen informatie te verwerken krijgt, kan zelfs uw eigen intuïtie u bedriegen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.