Vier valkuilen bij WMS-implementatie

WMS, applicatie, voicepicking, magazijn, warehouse management systeem, cross-docking, pick-to-light, maatwerk, update, efficiënt, ERP, acceptatie, medewerkers, trainingIn het voorjaar van 2003 kampte een bekende elektronicaproducent met grote problemen in het afleveren van goederen. Het nieuwe warehouse management systeem (WMS) in het Europese distributiecentrum van deze producent bleek niet goed te werken, met als gevolg dat sommige klanten tot enkele weken op hun levering moesten wachten. De geschiedenis kent meer van dit soort voorbeelden, er zijn zelfs bedrijven die hun nieuwe WMS nooit in gebruik hebben genomen. Vier valkuilen bij een WMS-implementatie.

wms, update, maatwerk, distributiecentrum, voicepicking, pick-to-light, planning, budget, applicatiebeheerders1 Hetzelfde doen als vroeger
Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven na de ingebruikname van een nieuw warehouse management systeem (WMS) op exact dezelfde wijze blijven werken als voorheen, alleen dan aangestuurd door een nieuw systeem. U moet dan niet raar opkijken als er geen vooruitgang wordt geboekt in het sneller, beter of efficiënter werken. Wie een nieuwe auto koopt maar elke morgen dezelfde route naar het werk blijft rijden, zit door de aanschaf van de auto niet opeens veel eerder achter zijn bureau.

Echte verbeteringen realiseert u pas als u anders gaat werken. Uw nieuwe WMS maakt het ongetwijfeld mogelijk om processen opnieuw in te richten. Denk aan het slimmer verdelen van taken onder de medewerkers op de vloer of aan nieuwe technieken zoals voicepicking of pick-to-light. Wellicht kunt u zelfs stappen in het proces overslaan, bijvoorbeeld in de vorm van crossdocking.

2 Te veel maatwerk bouwen
Vaak komen tijdens de implementatie veel mensen met aanvullende eisen en wensen aan het WMS. Dikwijls gaat het om eisen en wensen met betrekking tot situaties die maar zelden voorkomen, maar die wel veel tijd, geld en energie vergen, zeker als het maatwerk betreft. Houd de focus op het oorspronkelijke doel om te voorkomen dat het project de planning en het budget overschrijdt.

Barcodescanner, WMS, warehouse management systeem, voicepicking, cross-docking, acceptatie, maatwerk, medewerkers, training, efficiënt, update, ERPMaatwerk zorgt ook na de ingebruikname regelmatig voor problemen, bijvoorbeeld als het WMS een update krijgt. Zo’n update betreft echter alleen het standaard deel van het WMS. Maar de veranderingen in dat deel beïnvloeden meestal ook het maatwerk. Met als gevolg dat het maatwerk opnieuw moet worden aangepast. Kortom: maatwerk in WMS is ook na de ingebruikname vaak een blok aan het been van applicatiebeheerders.

3 Medewerkers niets vertellen
Het succes van een nieuw WMS hangt voor een belangrijk deel af van de acceptatie door de gebruikers. Het zijn de expeditie medewerkers, heftruckchauffeurs, orderpickers en andere medewerkers die vertrouwen in het nieuwe systeem moeten hebben. Draagkracht in de organisatie verhoogt immers het effectieve gebruik van het systeem. Daarnaast is het cruciaal dat ze weten hoe ze er optimaal mee kunnen of zelfs moeten werken.

Als het WMS goed functioneert, komt de acceptatie van de gebruikers vanzelf. Als die acceptatie pas enkele dagen of weken na de ingebruikname volgt, heeft dat in tussentijd waarschijnlijk voor veel problemen gezorgd: onvolledige orders, niet kunnen uitleveren en het maken van talrijke overuren. Het is daarom van groot belang om tijdens de implementatie aan de acceptatie door de gebruikers te werken. Vertel waarom een nieuw WMS nodig is, hoe het systeem werkt en welke voordelen het heeft. Train de medewerkers in het gebruik van nieuwe technieken zoals voicepicking. En bovenal: betrek het personeel bij de implementatie. De mensen op de vloer weten namelijk als geen ander waar in het warehouse de knelpunten zijn.

WMS, applicatie, voicepicking, magazijn, warehouse management systeem, cross-docking, pick-to-light, maatwerk, update, efficiënt, ERP, acceptatie, medewerkers, training4 Niet van tevoren testen
De meeste WMS’en zijn al meerdere keren in verschillende warehouses geïmplementeerd. Al die implementaties zijn echter geen garantie voor een feilloos werkend WMS in uw magazijn. De koppeling met het ERP-systeem, de verwerkingscapaciteit van de server of het enorme aantal transacties dat het systeem moet verwerken: één fout en uw magazijn is behoorlijk ontregeld.

Test het systeem daarom uitgebreid van tevoren. En test dan niet alleen of één order feilloos wordt afgehandeld, maar ook of dat het geval is als tientallen, honderden of duizenden orders tegelijk in het systeem worden ingevoerd. Stel samen met de WMS-leveranciers testprocedures op, waarbij tijdens het testen bewust fouten worden gemaakt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.