Stap eens binnen bij Voorraadbeheer

voorraadbeheerVoorraadbeheer valt meestal niet onder de verantwoordelijkheid van de warehouse manager. Vaak is het de afdeling Inkoop of de afdeling Supply Chain die bepaalt hoeveel voorraad er in het magazijn moet liggen. Dit betekent niet dat beide disciplines in de praktijk niets met elkaar te maken hebben. Gebrekkig voorraadbeheer kan namelijk leiden tot logistieke problemen in het magazijn.

Stap eens binnen bij de adeling Voorraadbeheer.Een paar jaar geleden was ik bij een technische groothandel die met een achterstand op de afdeling goederenontvangst kampte. Voordat de ene zending kon worden gecontroleerd en ingeboekt, stond de volgende leverancier alweer aan het dock. Die achterstand werd elke week groter en groter.

Na een grondige analyse bleek dat het probleem niet op de afdeling zelf lag, maar bij de voorraadbeheerders van de groothandel. Onder druk van de directie probeerden zij de voorraadkosten zo laag mogelijk te houden. Om dat te bereiken hielden ze van veel artikelen een zo laag mogelijke voorraad aan. Hierdoor moesten ze echter elke week bijbestellen om te voorkomen dat de artikelen uit voorraad raakten. Met als gevolg dat de leveranciers wekelijks langskwamen, soms zelfs maar met een paar doosjes per keer.

Rente, Risico en Ruimte
Voorraadbeheerders staan voor de uitdaging om voor elk artikel de optimale balans tussen servicegraad en voorraadkosten te vinden. Als de voorraad te klein is, groeit de kans dat de groothandel ‘nee’ moet verkopen aan klanten en daalt de servicegraad. Zouden ze een te grote voorraad aanhouden, dan moet de groothandel nodeloos veel werkkapitaal investeren.

In de bovenstaande afweging worden de logistieke kosten soms vergeten.
Natuurlijk leren voorraadbeheerders dat de kosten van voorraadhouden bestaan uit de drie R’s van Rente, Risico en Ruimte, waarbij met Ruimte de kosten van de opslagruimte wordt bedoeld. Want hoe groter de voorraad des te meer magazijnruimte er nodig is. Voorraadbeheer heeft echter ook invloed op andere logistieke kostencomponenten.

Voorraadkosten versus inslagkosten
Eén van die logistieke kostencomponenten bestaat uit de inslagkosten. Lagere voorraad-hoogtes aanhouden geven een hogere leverfrequentie waardoor de inslagkosten toenemen. In het geval van de eerder genoemde technische groothandel bleek dat de lagere voorraadkosten als gevolg van de lage voorraadhoogtes niet opwogen tegen de stijging van de inslagkosten.

De Logistiek Manager van de groothandel sloeg aan het rekenen. Hij kwam tot de conclusie dat de voorraad-hoogtes van enkele artikelen het beste verdubbeld konden worden. De kosten voor inslag en opslag van die artikelen zouden dan namelijk halveren. Na het doorvoeren van de maatregel keerde de rust op de afdeling Goederenontvangst snel weer terug.

Zeecontainers laden en lossenZeecontainers volmaken
Slim voorraadbeheer leidt ook tot efficiënter transport. Veel leveranciers bieden immers korting als bedrijven een volle pallet of volle vrachtauto bestellen. Als die leveranciers in het verre oosten zitten, kunnen bedrijven besparen op hun eigen transportkosten door zeecontainers vol te maken. Niet door de aantallen van willekeurige artikelen te vergroten, maar door de artikelen te bestellen die een volgende levering uit het verre oosten uitstellen.

Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat een halve zeecontainer nodig heeft en besluit om deze aan te vullen met de drie snelst lopende artikelen. Het kan gebeuren dat de voorraadbeheerders een week later ontdekken dat ze weer een artikel bij diezelfde leverancier moeten bestellen en opnieuw een zeecontainer moeten volmaken. Het was slimmer geweest als ze de zeecontainer uit de eerste week alvast hadden aangevuld met het artikel uit de tweede week.

Uitbreidingsplannen in de bureaula
Het gebeurt overigens ook nog regelmatig dat voorraadbeheerders de R van Ruimte uit het oog verliezen. Een groothandel in bouwmaterialen uit het midden van het land kampte met een overvol magazijn en had de uitbreidingsplannen al op tafel liggen. Toen de directie besloot om te investeren in een goed voorraad-beheersysteem, daalde de voorraad zo sterk dat de uitbreidings-plannen snel weer in de la verdwenen.

Kortom, als het magazijn zijn grenzen bereikt, bijvoorbeeld omdat de bezettingsgraad te hoog is of omdat de goederenontvangst achterstand oploopt, praat dan ook eens met de afdeling Voorraadbeheer. De beste oplossing van de problemen op de magazijnvloer kan soms ook buiten het magazijn gevonden worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *